ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung
Was die Formate unterscheidet, welche Profile als E-Rechnung gelten und welches Sie brauchen.
Zwei Wege, eine Norm
Alle Formate setzen dieselbe europäische Norm um, die EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung hat (Rechnungsnummer, Käufer, Positionen, Steuer …) und wie sie zusammenpassen müssen. Jede Angabe hat dort eine Nummer, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer; diese Nummern tauchen in Fehlermeldungen auf.
XRechnung
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, der deutsche Standard der öffentlichen Verwaltung. Bund und Länder verlangen sie von ihren Lieferanten, meist mit der Leitweg-ID des Auftraggebers als Käuferreferenz. Es gibt sie in zwei Schreibweisen (Syntax), UBL und CII; beide sind gleichwertig. Ohne Programm ist sie für Menschen kaum lesbar, hier wird sie lesbar dargestellt.
ZUGFeRD und Factur-X
ZUGFeRD ist eine hybride Rechnung: eine PDF zum Lesen, in der die XML zum Verarbeiten steckt. Die PDF muss dem Archivformat PDF/A-3 entsprechen. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und das französische Factur-X sind technisch dasselbe Format. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML.
Die Profile
ZUGFeRD gibt es in Profilen mit unterschiedlich vielen Angaben. Nicht jedes genügt dem Gesetz:
| Profil | E-Rechnung im Sinne des UStG? |
|---|---|
| MINIMUM | nein, enthält keine Positionen |
| BASIC WL | nein, enthält keine Positionen |
| BASIC | ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | ja, das übliche Profil |
| EXTENDED | ja, mit zusätzlichen Angaben über die Norm hinaus |
| XRECHNUNG | ja, eine XRechnung (CII) in einer PDF |
Welches Format brauche ich?
- An Unternehmen: meist ZUGFeRD im Profil EN 16931. Wer keine Software für E-Rechnungen hat, kann die PDF trotzdem lesen.
- An Behörden: was der Auftraggeber vorgibt, in der Regel XRechnung über sein Portal.
- Was der Kunde verlangt: Unternehmen dürfen andere Formate vereinbaren, solange sich die Angaben verlustfrei in die EN 16931 übertragen lassen.
Stand: November 2026. Diese Seite erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.