E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, welche Ausnahmen
Fristen von 2025 bis 2028, Kleinbeträge, Kleinunternehmer und warum eine PDF nicht mehr reicht.
Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das sind vor allem die XRechnung und ZUGFeRD bzw. Factur-X.
Eine PDF, ein Scan oder ein Foto ist dagegen keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnung“.
Empfangen: seit 2025 für alle
Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Eine Zustimmung des Empfängers braucht eine E-Rechnung nicht.
Ausstellen: Übergang bis Ende 2027
| Zeitraum | Was für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland gilt |
|---|---|
| bis 31.12.2026 | Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen bleiben erlaubt, eine PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Wer 2026 nicht mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf weiter Papier- und sonstige Rechnungen ausstellen. Alle anderen müssen E-Rechnungen schreiben. |
| bis 31.12.2027 | Rechnungen über ein EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers erlaubt, auch wenn sie nicht der EN 16931 entsprechen. |
| ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Wen es betrifft und wen nicht
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatleute und an Unternehmen im Ausland fallen nicht darunter. Ausgenommen sind außerdem:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise (§ 34 UStDV),
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Sie dürfen auch hier E-Rechnungen schreiben, müssen es aber nicht.
Was das für Sie heißt
Wer seine Rechnungen mit Word oder einem ähnlichen Programm schreibt, braucht bis spätestens Ende 2027 einen anderen Weg: ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erzeugt, oder einen Dienst, der aus der Rechnung eine E-Rechnung macht. Wer E-Rechnungen bekommt, sollte sie prüfen und lesen können; beides geht hier kostenlos.
Stand: November 2026. Diese Seite erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.